REGLAMENTO PARA LA DEFENSA DEL CLIENTE
CAPITULO I. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS.
El presente reglamento para la defensa del cliente regula el funcionamiento del departamento de atención al cliente de la Correduría de Seguros y de su Titular, de conformidad con la Orden ECO 734/2004, de 11 de marzo, y resolución 73/2004, de 28 de Mayo, de la Directora General de Política Económica y Presupuestaria del Departamento de Economía y Hacienda del Gobierno de Navarra.
La Correduría de Seguros… KOLDO CILVETI ZAZPE S L considera que entre los objetivos mercantiles prioritarios de la sociedad, se encuentra una política de calidad y atención personalizada de sus clientes con la finalidad prioritaria de ofrecer garantías plenas a sus clientes para la resolución de quejas y reclamaciones de todo tipo y como medio de implantar una filosofía de servicio y satisfacción plena de su cartera de clientes.
En consecuencia las quejas y reclamaciones de los clientes de la sociedad de Correduría de Seguros KOLDO CILVETI ZAZPE S L se regulará por los siguientes artículos.
CAPÍTULO I. DEL DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL CLIENTE.
Primero. – Titular del Departamento de atención al cliente. Duración del mandato.
El Titular del Departamento es una persona con honorabilidad comercial y profesional, y con conocimiento y experiencia adecuados para ejercer sus funciones.
El Titular del Departamento será designado por la Correduría de Seguros atendiendo a los requisitos de compatibilidad y eligibilidad establecidos en el artículo 5 de la Orden ECO 734/2004, de 11 de marzo. La designación será comunicada al Comisionado para la Defensa del Cliente de Servicios Financieros y al Departamento de Economía y Hacienda del Gobierno de Navarra.
El nombramiento de Titular del Departamento de atención al cliente tendrá la duración de 1 año y podrá ser renovado por iguales periodos de tiempo cuantas veces lo considere oportuno la Correduría de Seguros.
El Titular del Departamento cesara en su cargo por cualesquiera de las causas siguientes:
- Expiración del plazo para el que fue nombrado, salvo que la Sociedad de Correduría acordara su renovación.
- Incapacidad sobrevenida
- Haber sido condenado por delito en sentencia firme
- Renuncia
- Cese por actuación notoriamente negligente en el desempeño de su cargo.
En ningún caso la decisión de rescisión del convenio con el titular del Departamento de Atención al cliente podrá afectar a los asuntos que ya estaban encomendados o que estuvieren pendientes de su resolución. Vacante el cargo y sin perjuicio del cumplimiento de las resoluciones adoptadas por el anterior Titular, la Correduría de Seguros procederá al nombramiento de un nuevo Titular dentro de los dos meses siguientes al que se produjo la vacante.
Segundo. – De las Obligaciones de la Correduría de Seguros con el Departamento de Atención al Cliente.
Correduría de Seguros adoptará las medidas necesarias para separar el Departamento de Atención al Cliente de los restantes servicios comerciales u operativos de la organización, de modo que se garantice que aquel tome de manera autónoma sus decisiones referentes al ámbito de su actividad, y asimismo, se eviten conflictos de intereses.
La Correduría de Seguros adoptará las medidas oportunas para garantizar que los procedimientos previstos para la transmisión de la información requerida por el Departamento de Atención al Cliente al resto de servicios de la organización, respondan a los principios de rapidez, seguridad, eficacia y coordinación.
La Correduría de Seguros se asegurará de que su Departamento de Atención al Cliente está dotado de los medios humanos, materiales, técnicos y organizativos adecuados para el cumplimiento de sus funciones.
La Correduría de Seguros informará a sus clientes cumpliendo con las exigencias de la Orden ECO 734/2004, de 11 de marzo del contenido del presente Reglamento y de los derechos que les asisten para presentar sus reclamaciones y del procedimiento para su formulación.
Tercero. – Asuntos del conocimiento del Departamento de atención al cliente.
El Departamento de Atención al Cliente podrá ser un servicio interno propio de la Correduría o ser confiado a una persona física o jurídica externa que cumpla los requisitos de este Reglamento y demás condiciones que exija la Orden Ministerial.
El Departamento de Atención al Cliente tiene por objeto atender y resolver las quejas y reclamaciones que presenten sus clientes, derivadas de sus relaciones con la Correduría de Seguros por razón de su actividad.
Cualquier asunto no encomendado expresamente al Defensor del cliente en méritos del presente Reglamento se entenderá atribuido al Departamento de atención al cliente.
Cuarto. – Plazo para la presentación de reclamaciones.
La presentación de quejas o reclamaciones al Departamento de atención al cliente deberá realizarse dentro del plazo de dos años a contar desde que el momento en que el cliente tenga conocimiento de los hechos que las causan.
CAPITULO I. PROCEDIMIENTO DE RECLAMACION Y QUEJA ANTE EL DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL CLIENTE, Y EN SU CASO, ANTE EL DEFENSOR DEL CLIENTE.
Procedimiento para la presentación, tramitación y resolución de las quejas y reclamaciones.
4. Las quejas y reclamaciones podrán ser presentadas ante el Departamento de Atención al Cliente, o en su caso, en cualquier oficina abierta al público de la sociedad de Correduría de Seguros, así como en la dirección de correo electrónico siguiente:
contacto@koldocilveti.com
c) Cuando los hechos, razones y solicitud en que se concreten las cuestiones objeto de la queja o reclamación no se refieran a operaciones concretas o no se ajusten a los requisitos establecidos en el apartado 2 del artículo 2 de la Orden ECO 734/2004, de 11 de marzo.
d) Cuando se formulen quejas o reclamaciones que reiteren otras anteriores resueltas, presentadas por el mismo cliente en relación a los mismos hechos.
e) Cuando hubiera transcurrido el plazo para la presentación de quejas y reclamaciones que establezca el reglamento de funcionamiento. Cuando se tuviera conocimiento de la tramitación simultánea de una queja o reclamación y de un procedimiento administrativo, arbitral o judicial sobre la misma materia, deberá abstenerse de tramitar la primera.
8. Cuando se entienda no admisible a trámite la queja o reclamación, por alguna de las causas indicadas, se pondrá de manifiesto al interesado mediante decisión motivada, dándole un plazo de diez días naturales para que presente sus alegaciones. Cuando el interesado hubiera contestado y se mantengan las causas de inadmisión, se le comunicará la decisión final adoptada.
9. El departamento de atención al cliente podrá recabar en el curso de la tramitación de los expedientes, tanto del reclamante como de los distintos departamentos y servicios de la entidad afectada, cuantos datos, aclaraciones, informes o elementos de prueba considere pertinentes para adoptar su decisión.
10. Si a la vista de la queja o reclamación, la entidad rectificase su situación con el reclamante a satisfacción de éste, deberá comunicarlo a la instancia competente y justificarlo documentalmente, salvo que existiere desistimiento expreso del interesado. En tales casos, se procederá al archivo de la queja o reclamación sin más trámite.
11. Los interesados podrán desistir de sus quejas y reclamaciones en cualquier momento. El desistimiento dará lugar a la finalización inmediata del procedimiento en lo que a la relación con el interesado se refiere. No obstante, el defensor del cliente podrá acordar la continuación del mismo en el marco de su función de promover el cumplimiento de la normativa de transparencia y protección de la clientela y de las buenas prácticas y usos financieros.
12. El expediente deberá finalizar en el plazo máximo de dos meses, a partir de la fecha en que la queja o reclamación fuera presentada en el departamento de atención al cliente.
13. La decisión será siempre motivada y contendrá unas conclusiones claras sobre la solicitud planteada en cada queja o reclamación, fundándose en las cláusulas contractuales, las normas de transparencia y protección del cliente aplicables, así como las buenas prácticas y usos financieros.
En el caso de que la decisión se aparte de los criterios manifestados en expedientes anteriores similares, deberán aportarse las razones que lo justifiquen.
Las decisiones con que finalicen los procedimientos de tramitación de quejas y reclamaciones mencionaran expresamente la facultad que asiste al reclamante para, en caso de disconformidad con el resultado del pronunciamiento, acudir al Comisionado para la Defensa del Cliente de Servicios Financieros.
14. La decisión será notificada a los interesados en el plazo de diez días naturales a contar desde su fecha, por escrito o por medios informáticos, electrónicos o telemáticos, siempre que éstos permitan la lectura, impresión y conservación de los documentos, y cumplan los requisitos previstos en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, según haya designado de forma expresa el reclamante y, en ausencia de tal indicación, a través del mismo medio en que hubiera sido presentada la queja o reclamación.
15. La relación con el Comisionado competente sobre la actividad de esta sociedad de Correduría será llevada por el propio titular del Departamento de atención al cliente, quien atenderá sus requerimientos en los plazos que éstos determinen de conformidad con lo establecido en su Reglamento y adoptará los acuerdos necesarios y llevará a cabo las acciones oportunas para facilitar que la transmisión de los datos y documentos que sean necesarios en el ejercicio de sus funciones, sea efectuada por medios telemáticos mediante el uso de la firma electrónica, de conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, y su normativa de desarrollo.
DEL INFORME ANUAL DEL DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL CLIENTE Y EL DEFENSOR DEL CLIENTE.
Informe Anual.
Dentro del primer trimestre de cada año, el Departamento de atención al cliente presentará ante el órgano de administración de la sociedad de Correduría un informe explicativo del desarrollo de su función durante el ejercicio precedente, con el contenido mínimo siguiente:
- Resumen estadístico de las quejas y reclamaciones atendidas, con información sobre su número, admisión a trámite y razones de inadmisión, motivos y cuestiones planteadas en las quejas y reclamaciones, y cuantías e importes afectados.
- Resumen de las decisiones dictadas, con indicación del carácter favorable o desfavorable para el reclamante.
- Criterios generales contenidos en las decisiones.
- Recomendaciones o sugerencias derivadas de su experiencia, con vistas a una mejor consecución de los fines que informan su actuación.
Dicho informe, o al menos un resumen, se integrará en la memoria anual de la sociedad.
DISPOSICION FINAL
En todo aquello que no este regulado en el presente Reglamento se estará a lo dispuesto en la Orden ECO 734/2004 de 11 de marzo.
En Ansoain, a 30 de JUNIO de 2008
AL DEPARTAMENTO DE ECONOMIA Y HACIENDA DEL GOBIERNO DE NAVARRA
D. Luis Bernardo Cilveti Zazpe, en nombre y representación de… KOLDO CILVETI ZAZPE S L Correduría de Seguros, clave especial NA-024 con CIF.B31471428 y domicilio social en Calle Berriobide 40, Oficina 224, de Ansoain (Navarra)
Comunica a ese Departamento de Economía y Hacienda la designación de SERVICIOS JURIDICOS Y EMPRESARIALES AEZKOA ASOCIADOS S L, como titular del Departamento de atención al Cliente de esta Correduría, que fue designado por la Junta General Universal de socios en su reunión de 30 DE JUNIO DE 2009, y al tiempo le traslada el Reglamento para la Defensa del Cliente que fue aprobado por la Junta General Universal de Socios en su reunión del día 22 DE JULIO DE 2004 a fin de que por ese Departamento de Economía y Hacienda verifique que se ajusta a lo dispuesto en la Orden ECO 734/2004, de 11 de marzo.
En Ansoain, a 30 de JUNIO de 2008